EIENDOM NUUS - Ek ontvang daagliks navrae van lesers wat wil weet hoe POPIA (Protection of Personal Information Act of te wel die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting no. 4 van 2013) hulle gaan raak en wat trustees te doen staan om aan hierdie wetgewing te voldoen.
Eerstens wil ek all gemeenskapskemas aanraai om onmiddellik u sake in orde te kry aangesien u nog net grasie het tot 30 Junie 2021 voordat die nakoming daarvan verpligtend is.
Daar is ‘n aansienlike boete wat gehef kan word nie, indien daar nie aan die vereistes voldoen word nie.
Alle gemeenskapskemas (deeltitels, huiseienaarsverenigings en ander behuisingskemas) moet aan POPIA voldoen. Sodra daar op enige manier persoonlike inligting versamel, gebruik, verspreid; gestoor of vernietig word van eienaars, huurders ens. word die skema as ‘n verantwoordelike party beskou.
Die eerste stap is om ‘n handleiding op te stel waarin aangetoon word watter persoonlike inligting beskikbaar is, hoe en waarom inligting bewaar word. Dui ook aan watter veiligheidsmaatreëls in plek is om die inligting te beskerm.
Hou in gedagte dat indien die skema werknemers in diens het, die personeel se inligting ook onder POPIA val. Indien daar ‘n lekkasie van persoonlike inligting deur byvoorbeeld ‘n kuberaanval is, moet die Inligtingsreguleerder sowel as die betrokke partye onmiddellik in kennis gestel word.
Wysig die reëls van die skema sodat dit aan die vereiste van die Wet voldoen, en gaan die ooreenkomste tussen die skema en diensverskaffers na om toe te sien dat alle dokumente in ooreenkoms met POPIA is.
Onthou dat enige vorm van elektroniese kommunikasie hetsy e-posse, SMS’e en WhatsApp boodskappe ook hieronder val. Trustees moet veral versigtig optree waar hulle hierdie manier van kommunikasie gebruik om inwoners in ‘n skema op hoogte van sake te hou.
Die derde stap is om ‘n Inligtingsbeampte aan te stel. Dit kan aanlyn gedoen word en ek kan getuig dat ek tot dusver nog geen probleme ondervind het nie. Die bestuursagent kan as die hoof- inligtingsbeampte aangestel word, en ‘n trustee as die adjunk-inligtingsbeampte, of vice versa.
Waar sekerheidswagte in plek is of geslotekringtelevisiekameras in die skema gebruik word, maak seker dat die inligting wat versamel word ook aan die vereistes voldoen en dat daar kennisgewingborde in plek is.
Ek stel voor dat trustees professionele advies inwin om te verseker dat daar voldoen word aan hierdie wetgewing.
Stuur ‘n e-pos na krohnkarin@gmail.com indien u vrae rakende u skema het – insluitende deeltitels, huiseienaarsvereniging of aftreeoorde.
'Ons bring jou die nuutste Tuinroete, Hessequa, Karoo nuus'
